Por: Yeidy Maylin Llana Anaya
En el sector transporte, la gestión del mantenimiento cumple un papel fundamental para garantizar la continuidad operativa de las unidades y la prestación del servicio. Sin embargo, las condiciones propias del sector, como las limitaciones de tiempo, recursos e inversión suelen orientar las actividades de mantenimiento hacia intervenciones principalmente preventivas y correctivas, priorizando la disponibilidad inmediata de las unidades.
En este contexto, el registro adecuado de las intervenciones realizadas adquiere especial importancia. La falta de información estructurada sobre los trabajos ejecutados, los componentes reemplazados o los costos asociados puede dificultar el seguimiento del historial técnico de cada unidad y limitar el análisis del comportamiento de los equipos.
El presente artículo analiza la importancia de contar con registros de mantenimiento claros y estructurados, destacando cómo la correcta recopilación de datos contribuye a mejorar la trazabilidad de las intervenciones y a fortalecer progresivamente la gestión del mantenimiento en empresas del sector transporte.
Las operaciones de mantenimiento en el sector transporte suelen organizarse en función del tipo de flota disponible, la cual generalmente está compuesta por unidades de características similares, como tractocamiones, camionetas o vehículos destinados al transporte de distintos tipos de carga. En este contexto, el área de mantenimiento en muchas empresas de transporte suele estar conformada por un técnico responsable de las intervenciones mecánicas y personal de apoyo encargado del registro y control de las actividades realizadas. En varios casos, estas funciones de registro son asignadas a personal administrativo o asistentes que no necesariamente cuentan con formación técnica en el área de mantenimiento de unidades de transporte. Como resultado, los registros suelen realizarse según criterios individuales, sin seguir una estructura estandarizada. Esta situación se ve reforzada por la alta rotación de personal y la elevada carga operativa característica del sector transporte.
El registro de las intervenciones de mantenimiento puede realizarse mediante sistemas digitales o a través de bitácoras físicas. Los sistemas informáticos permiten almacenar y organizar la información de manera estructurada; sin embargo, su uso varía según la empresa. En algunos casos, la estructura del registro está orientada a formatos similares a los manuales, incorporando inspecciones y detalles técnicos, mientras que en otros se limita a un enfoque más administrativo, similar a una factura, centrado principalmente en el control económico de los gastos por unidad. Por otro lado, los registros manuales permiten documentar con mayor detalle las observaciones técnicas durante las labores de mantenimiento, sin las limitaciones de formato o cantidad de caracteres que pueden presentar algunos sistemas digitales. No obstante, este tipo de registro también puede generar información poco estructurada o excesiva si no se cuenta con criterios definidos para su elaboración.
En este contexto, Troffé (s.f) propone que el registro manual se base en preguntas clave que orienten la recopilación de información, tales como “¿qué causa la falla? y, como parte del análisis posterior, ¿qué acciones pueden implementarse para prevenir futuras fallas?”(p.7). Este enfoque permite estructurar mejor la información y orientar el registro hacia un análisis más técnico del mantenimiento.
En el sector transporte, se trabaja con los tipos de mantenimiento preventivo y correctivo como asimismo lo describen la normativa International Organización for Standardization (2004) “como categorías básicas de mantenimiento” (p. 44). El mantenimiento preventivo se realiza de manera programada basada según el plan de mantenimiento del fabricante, considerando la marca y modelo de la unidad de transporte, mientras que el mantenimiento correctivo se aplica cuando ocurre una avería que requiere una intervención inmediata para restablecer la operatividad del vehículo. Si bien estos enfoques son los más utilizados debido a la dinámica operativa del sector y a las limitaciones de recursos, su aplicación suele estar orientada principalmente a mantener la continuidad del servicio. Por esta razón, en muchas organizaciones aún existe una limitada implementación de estrategias más avanzadas de gestión del mantenimiento basadas en el análisis de datos.
Figura 1
Nota: Adaptado de la norma ISO 14224. Se enfatizan las categorías básicas de mantenimiento.
El registro adecuado de las actividades de mantenimiento adquiere mayor relevancia cuando las intervenciones se realizan tanto en talleres propios como en talleres externos. Cuando las empresas cuentan con talleres dentro de su base operativa y personal estable, es posible mantener un seguimiento más detallado de las intervenciones realizadas en cada unidad, permitiendo construir un historial técnico continuo.
Sin embargo, cuando las unidades son derivadas a talleres externos, el control y seguimiento de la información se vuelve más complejo. A pesar de la especialización de estos talleres, la distancia operativa y la dinámica del servicio dificultan el acceso a información técnica detallada. En muchos casos, la documentación entregada se limita a registrar el componente intervenido, sin incluir aspectos relevantes como el tipo de mantenimiento, la prioridad, el intervalo de ejecución o el impacto de la intervención.
De acuerdo con lineamientos como los establecidos en la norma ISO 14224, un registro adecuado debería considerar la categorización del mantenimiento (preventivo o correctivo), la prioridad de la intervención, el intervalo planificado, la descripción de la actividad, el impacto generado y los recursos utilizados. Por ejemplo, en mantenimientos preventivos de unidades tipo tracto, como los de marca SCANIA, las intervenciones pueden clasificarse según el kilometraje (tipos X, S, M o L), lo que permite definir actividades específicas, insumos requeridos como tipos de lubricantes (15W-40 o 10W-40) y el tipo de taller donde se ejecuta la intervención, ya sea mecánica general u otros especializados.
En este sentido, la ausencia de información estructurada en intervenciones realizadas fuera de la empresa puede limitar el nivel de detalle del registro y dificultar el seguimiento técnico de las unidades a lo largo del tiempo.
Figura 2
Nota: Adaptado de la norma ISO 14224. Se enfatizan los elementos relacionados con el registro de datos de mantenimiento
CONCLUSIÓN
El análisis realizado evidencia que el registro adecuado de datos es un elemento clave para mejorar la gestión del mantenimiento en el sector transporte. Para ello, resulta fundamental contar con personal capacitado y supervisado, que garantice la calidad y consistencia de la información registrada. Asimismo, la combinación de herramientas digitales y registros manuales puede contribuir a una documentación más completa de las intervenciones.
Si bien la implementación de enfoques más avanzados, como el mantenimiento predictivo, puede verse limitada por las condiciones del sector, el fortalecimiento del registro de datos constituye un paso previo necesario. Esta necesidad se hace más evidente en contextos donde intervienen talleres externos, en los que la información técnica suele ser limitada o poco estructurada, dificultando la trazabilidad de las intervenciones.
En este contexto, lineamientos como los propuestos en la norma ISO 14224 pueden servir como una referencia para estructurar la información de mantenimiento. Sin embargo, dado que esta normativa no está orientada específicamente al sector transporte, su aplicación requiere ser adaptada a las condiciones operativas propias de este entorno.
En consecuencia, se recomienda que las empresas desarrollen progresivamente sus propios estándares de registro, tomando como base estos lineamientos, pero ajustándolos a su realidad operativa, con el fin de mejorar la trazabilidad de las intervenciones y fortalecer la gestión del mantenimiento.
Bibliografía
- DÍAZ, T. (2025). El RCA y la cultura del dato. PREDICTIVA 21, 1.
- STANDARDIZATION, I. O. (2004). ISO 14224:2004 Petroleum and natural gas industries – Collections and
- exchange of reliability and maintenance data for equipment. International Standard.
- TROFFÉ, M. (S.F.). ANÁLISIS ISO 14224 /OREDA . RELACIÓN CON RCM-FMEA , 6.
Sobre La Autora
Yeidy Maylin Llana Anaya
Ingeniera vinculada al área de mantenimiento en el sector transporte en Perú. Ha participado en el seguimiento de intervenciones y registro de datos técnicos de unidades de transporte. Interesada en la mejora de la gestión del mantenimiento basado en datos.